Cette fenêtre contient une seule fiche qui reprend les données d’identification du cabinet. Elle est composée de 6 onglets.
Tarif
Journal intermédiaire
Journal annuel
Numérotation dossier
Numérotation facture
Limite de crédit Les zones « nom » et « Version » sont introduites à la livraison du programme et ne peuvent être modifiées par l’utilisateur. Le contenu de la zone « nom » apparaît en tête de chaque liste ou fenêtre à l’écran ainsi que sur l’ensemble des listes éditées par le système. Les autres zones de cette page sont facultatives et à compléter par l’utilisateur.
– Rue
– Code postal
– Localité
– Pays
➔ ces 4 zones apparaissent par la suite sur les virements collectifs
– Téléphone 1
– Téléphone 2
– Fax
– Version
Les onglets : zones de paramètres généraux à compléter. Ces paramètres sont des valeurs par défaut qui seront reprises automatiquement mais néanmoins toujours modifiables par la suite dans les différents dossiers.
.1.1. L’onglet tarif
La méthode de tarification choisie sera proposée comme valeur par défaut pour la tarification des prestations d’une affaire, mais peut toujours être modifiée pour chaque affaire (cfr infra).
4 méthodes de tarification sont possibles :
– Selon la valeur de l’affaire (pourcentage)
Les honoraires sont calculés par tranches, conformément à l’échelle spécifiée.
Compléter les zones relatives aux colonnes Tranches et Pourcentages.
Cette méthode est essentiellement utilisée pour les dossiers de récupération de créances.
– Horaire fixe
Les honoraires sont calculés sur base d’un montant par heure de prestation.
Compléter la zone « Tarif horaire ».
– Horaire variable
Les honoraires sont calculés sur base d’un montant par heure de prestation mais susceptibles d’être réduits ou augmentés en fonction des facteurs suivants :
– La capacité financière du client
– L’importance de l’affaire
– Le caractère urgent du dossier
– Son niveau de difficulté
– Le résultat
– La compétence dans la matière traitée
Compléter les zones « Tarif horaire » et les différents « Coefficients Correcteurs ».
– A la prestation
Les honoraires sont calculés en fonction des prestations effectuées et des tarifs appliqués à ces dernières.
Pour une prestation déterminée, il est possible de fixer jusque 10 niveaux de tarif.
.1.2. Livre journal
Ces reports sont à introduire au début de chaque année (report du livre journal de l’année précédente).
.1.2. L’onglet journal intermédiaire (mensuel)
Ces reports sont à introduire au début de chaque mois (report du livre journal de la période précédente).
A utiliser lors de l’édition mensuelle des livres journaux.
Exemple : On édite le livre journal de janvier (mouvements compris entre le 01.01 et 31.01). On note les totaux finaux de l’année précédente pour les Provisions et les Tiers uniquement. Pour les mois suivants, TOUS les soldes de la période précédente sont à introduire (pas de report automatique).
.1.4. L’onglet numérotation dossier
. Code : 3 caractères (alphanumériques) : ce code sera demandé lors de l’insertion d’une nouvelle affaire.
. Nom : Libellé complet du code.
. Automatique : Les numéros seront incrémentés au fur et à mesure de l’insertion d’une nouvelle fiche « Affaires » ou « Archives ». Si vous ne cochez pas cette case, vous devrez introduire vous-même le numéro de dossier. L’option automatique ne fonctionne évidemment qu’en cas de numéro chiffré (sans lettres).
. Préfixe : Le numéro d’affaire ou d’archive sera précédé du code.
. Numérotation affaire : Maximum 10 caractères (alphanumériques). Exemple : en numérotation automatique on réserve les deux premiers chiffres pour l’année et la suite pour compter le nombre de dossiers par année.
. Numérotation archive : Maximum 10 caractères (alphanumériques). Exemple : en numérotation automatique on réserve les deux premiers chiffres pour l’année et la suite pour compter le nombre de dossiers par année.
On peut avoir plusieurs numérotations parallèles des dossiers. Exemple : deux avocats personnes physiques en association décident d’avoir une numérotation de dossier propre à chaque avocat.
.1.5. L’onglet numérotation facture
– Numéro facture client : sert à la numérotation des factures en sortie, c’est-à-dire les notes d’honoraires (états provisionnels, intermédiaires ou finaux). En personne physique, la tenue d’un facturier de sortie n’est pas obligatoire mais est néanmoins conseillée, car elle permet un meilleur suivi des échéances.
– Numéro facture fournisseur : sert à la numérotation des factures en entrée. En personne physique, la tenue d’un facturier d’entrée n’est pas obligatoire mais est néanmoins conseillée, car elle permet un meilleur suivi des échéances.
– Numéro frais généraux : le numéro du justificatif sera incrémenté lors de l’enregistrement de frais généraux en comptabilité, il permettra de compter et de classer les factures reçues.
.1.6. L’onglet limites de crédit
Vos dossiers peuvent être classés suivant 6 catégories (A à F). Selon le type de dossier et le montant de la provision que vous demandez au départ, vous déterminez des limites de crédit pour ces 6 catégories. La limite de crédit correspond soit à un montant positif, soit à un montant négatif :
Exemple : 5.000 (FB) : provision minimum disponible dans une affaire.
Exemple – 10.000 (FB) : crédit maximum accordé dans une affaire.
Le logiciel vous fournit une liste des dossiers en dépassement (fenêtre « Alerte », onglet « Limites de crédit »).
– Suivant l’onglet sélectionné, certaines fonctions de la barre d’outil document seront ou ne seront plus disponibles.