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Le module « Alerte » sert à déterminer à tout moment :
- Les dossiers dormants : qui n’ont plus été mouvementés depuis un certain nombre de jours définis par l’utilisateur avec la possibilité de les mettre à l’échéancier.
- Les dossier dépassement de crédit : avec la possibilité d’effectuer une demande de provision pour couvrir le dépassement.
La fonction « Alerte » présente quatre onglets :
- L’onglet journalier
Cet onglet affiche l’agenda de :
- Tout le monde (TOUS)
- D’un avocat spécifié : lorsqu’on spécifie un avocat particulier, il est possible de spécifier en plus si oui ou non il faut effectuer la sélection sur le Dominus litis, gestionnaire, responsable. Les critères de sélection sont cumulatifs ou exclusifs.
Le délai permet de spécifier la période sur laquelle s’applique la recherche. Si le délai égale zéro alors il affichera les inscriptions à l’agenda du jour. Il est également possible de mettre un nombre de jours négatifs pour consulter l’agenda des jours précédents.
Cliquez sur le bouton « appliquer » pour afficher les résultats de la recherche. Une fois le résultat affiché, il est possible de modifier les zones suivantes : date, heure, avocat et notes additionnelles.
- L’onglet échéancier
Le fonctionnement de cet onglet est similaire au précédent. Il ne se rapporte qu’aux inscriptions de type échéancier. Une fois le résultat affiché, il est possible de modifier les zones suivantes : date limite, avocat, action et notes additionnelles.
- L’onglet affaires dormantes
L’utilisateur définit dans la zone délai un certain nombre de jours. Ce nombre de jours sert à déterminer les dossiers dormants qui n’ont plus été mouvementés depuis ce délai. Un fois la recherche terminée et affichée, il est possible de reporter une affaire à l’échéancier. Pour ce faire, sélectionnez une ligne et ensuite effectuez un clic droit et choisissez « report à l’échéancier ».
Cette fonction affichera une nouvelle fenêtre où l’on peut préciser :
Le collaborateur, l’action, la date limite
Les notes additionnelles
Cliquez sur « OK » pour confirmer le report à l’échéancier.
- La fonction « zoom sur affaires » est active.
- L’onglet limite de crédit
Cet onglet affichera les dossiers pour lesquels le solde comptable est inférieur à la limite de crédit autorisée. Le bouton « Tiers inclus » permet de spécifier si le solde comptable du dossier doit tenir compte du solde tiers. Une fois la recherche effectuée et le résultat affiché, il est possible, par affaire, d’effectuer une demande de provision pour couvrir les frais exposés. Pour ce faire, sélectionner une ligne, ensuite effectuer un clic droit et choisissez l’option « demandes de provision ». Une fenêtre intitulée « demande de provision » s’affiche. L’utilisateur spécifie un libellé ainsi que le montant de la demande. Confirmez en cliquant « OK ».
- La fonction « zoom sur affaires » est active.