.1. Plan comptable
Le fichier « Plan Comptable » comporte deux parties : le descriptif du compte (partie supérieure) et les mouvements afférents à ce compte (onglet « mouvements » partie inférieure).
.1.1. Descriptif
Le plan comptable est la clef de voûte du système comptable de l’avocat. Un bonne définition des différents comptes qui en font partie contribue fortement à la qualité de l’ensemble du système. La bonne utilisation des virements ordonnés, l’analyse de l’évolution des charges professionnelles, la pertinence du résultat d’exploitation dépendent en grande partie d’un plan comptable bien approprié au cabinet. Le plan comptable n’est que l’éclatement de certaines colonnes du livre journal obligatoire. Un enregistrement du plan comptable est appelé un compte, il est généralement représenté par un numéro. Le plan comptable regroupe à la fois des comptes réellement comptables et des comptes extra-comptables. Reprenons en détail les différents types de comptes ainsi que leur codification.
Partout ou cette valeur du numéro du plan comptable est demandée, vous pouvez vous servir de la fonction « Aide à la recherche » qui permet de récupérer un numéro au moyen entre autres du libellé du compte.
| Fourchette des numéros | Classe des comptes |
| 1000 – 1999 | Frais généraux |
| 2000 – 2999 | Frais divers (1) |
| 3000 – 3999 | Prestations (frais propres) |
| 4000 – 4999 | Huissiers |
| 5000 – 5999 | Collaborateurs |
| 6000 – 6999 | Experts |
| 7000 – 7999 | Frais de justice |
| 8000 – 8999 | Recettes diverses |
| 9000 | Honoraires et récupérations de dépenses |
| 9010 | Provisions entrées |
| 9020 | Provisions sorties |
| 9030 | Tiers entrée |
| 9035 | Cantonnement entrées |
| 9040 | Tiers sorties |
| 9045 | Cantonnements sorties |
| 9050 | Honoraires demandés |
| 9500 – 9999 | Virements ordonnés |
- Les frais divers sont des frais non repris au niveau des frais généraux car imputables directement et intégralement à une affaire et ne faisant pas partie des autres catégories de frais (justice, huissier, collaborateur, expert). Exemple : le billet d’avion pour un déplacement dans le cadre d’une affaire.
- Contrôle de cohérence lors de la suppression d’une fiche plan comptable : il est impossible de supprimer une fiche s’il y a déjà eu une écriture pour ce code dans le fichier « mouvements comptables ».
- Le plan comptable est à compléter par l’avocat : prévoyez un numéro de compte par correspondant dans les différentes classes. Exemple : un huissier avec lequel il travaille souvent aura un numéro propre entre 4000 et 4999, un huissier avec lequel il ne travaille qu’occasionnellement sera repris dans la rubrique générale 4000 (« autres huissiers »).
Fichier > Ouvrir > Comptabilité > Plan comptable ou Ctrl+F2
Les zones de la fenêtre du plan comptable
- Catégorie : Permet de classer les comptes en groupe afin de pouvoir établir des statistiques par la suite. La catégorie se définit dans la table « Paramètres », « Catégories ».
- TVA : Permet d’associer à un compte le pourcentage de TVA appliqué sur ce compte lors de l’encodage des factures en entrée et en sortie. Les codes TVA sont définis dans la table « Paramètres », « Taux de TVA ».
- Pourcentage TVA déductible : Cette zone est à compléter pour les numéros de la classe 1000 à 1999. Par défaut, le pourcentage est 100. Exemple : on indiquera 50 % lorsqu’il s’agira de frais de voiture (carburant,…).
- Pourcentage frais professionnels : Cette zone est à compléter pour les numéros de la classe 1000 à 1999. Par défaut, le pourcentage est zéro.
- Confidentiel : Précise si le compte doit être protégé. Si la zone est confirmée, cela empêche la consultation de ce compte et des mouvements y afférents par des personnes non autorisées.
- Imputable : Précise si le compte est utilisable ou non.
- Historique résumé : Comporte un mouvement global par période.
- Mémo : Notes additionnelles.
.1.1. Onglet mouvement
Cet onglet permet d’afficher les mouvements du compte concerné. Ils apparaissent dans un ordre chronologique décroissant.
Aucune modification de mouvement comptable ou d’insertion n’est autorisée à partir du plan comptable.
Les zones de l’onglet mouvement
- Date
- Organisme financier ou journal
- Numéro d’extrait ou pièce
- Libellé comptable
- Numéro d’affaire + nom
- Montant hors TVA
- Taux de TVA
- TVA
- Montant global
- Affichage des totaux hors TVA et TVA comprise
Possibilité de définir un filtre sur la date afin de limiter la période. Pour ce faire, cliquez droit dans la partie en dessous de l’onglet.